Das ELENA-Verfahren (elektronischer Entgeltnachweis) ist ein Verfahren, mit dem in Deutschland Einkommensnachweise elektronisch – mit Hilfe einer Chipkarte mit integriertem Zertifikat zur Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen – erbracht werden.
Das Verfahren beinhaltet die zentrale Speicherung von Arbeitnehmerdaten und die Nutzung dieser Daten durch die Agenturen für Arbeit und weitere Stellen.
Der ursprüngliche Begriff JobCard ist in der Kommunikation mittlerweile durch die Formulierung ELENA – für „elektronischer Entgeltnachweis“ (ELENA-Verfahren) – ersetzt worden (zwischenzeitlich war auch vom elektronischen Einkommensnachweis die Rede). ELENA kennzeichnet ein Verfahren, welche über die Zertifikatsidentitätsnummer dem Teilnehmer zugeordnet wird.
Beim elektronischen Entgeltnachweis „ELENA“, der zum Jahreswechsel in die Tat umgesetzt wurde, müssen die Arbeitgeber schrittweise Daten über Beschäftigungsdauer und Einkommen ihrer Mitarbeiter an einen zentralen Datenspeicher senden.
Wer ist davon betroffen
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Alle Arbeitgeber als Versender der Daten
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Alle Beschäftigten, Beamten, Richter und Soldaten
Dateninhalt und Speicherdauer
Im Wiki des AK Vorrat gibt es eine teilweise Zusammenfassung der gespeicherten Daten. Eine genaue Auflistung findet sich in der offiziellen Datensatzbeschreibung.
Besonders hervorzuheben sind:
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Höhe des Lohns/Gehalts inkl. sonstiger Bezüge (sowohl steuerpflichtige als auch steuerfreie)
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vereinbarte Wochenarbeitszeit in Stunden, bei Arbeitszeitänderungen inkl. einem Arbeitszeitvergleichswert (durchschnittliche regelmäßige Arbeitszeit eines vergleichbaren Vollzeitbeschäftigten)
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Diverse Steuerdaten wie Steuerklasse, Kinderfreibetrag
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Gezahlte Steuern und Sozialabgaben, inkl. Kirchensteuer (somit die Religionszugehörigkeit)
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Beschäftigungsort
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Fehlzeiten inkl. Arten der Fehlzeiten, z. B.
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Krankengeld (Code 01)
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Mutterschutzfrist (Code 03)
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unbezahlter Urlaub (Code 10)
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unbezahlte Fehlzeit – „z.B. unentschuldigtes Fehlen/Arbeitsbummelei/Wochenende oder Feiertage ohne Entgelt/Pflege eines kranken Kindes ohne Kranken- oder Verletztengeldbezug/kurzzeitige Arbeitsverhinderung wegen Pflege)“ (Code 11)
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unrechtmäßiger Streik (Code 12)
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rechtmäßiger Streik (Code 14)
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Aussperrung bei Streik (Code 15)
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Bei Nebenbeschäftigung Arbeitsloser:
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Arbeitsstunden nach Woche
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Bei Heimarbeit: Tag der Ausgabe der Arbeit, Tag der Ablieferung
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Bei Kündigung/Ende eines befristeten Arbeitsvertrags
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Befristeter Vertrag? (ggf. detaillierte Angaben)
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unwiderrufliche Freistellung mit Weiterzahlung? (ggf. Datum)
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Art der Kündiung (durch Arbeitgeber, durch Arbeitnehmer, Aufhebungsvertrag, in den letzten zwei Fällen auch, ob der AG sonst gekündigt hätte)
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Gab es eine Kündigungsschutzklage?
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War die Kündigung betriebsbedingt?
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Kündigung wg. vertragswidrigem Verhalten des Arbeitnehmers? (Anmerkung: ob wegen vertragswidrigem Verhalten des AG gekündigt wurde wird nicht gefragt)
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Falls ja: Informationen über Abmahnungen
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Freitextfeld für „Schilderung des vertragswidrigen Verhaltens, das Anlass der Kündigung/Entlassung war“ (Anmerkung: Es wird also genau gespeichert, warum jemand (angeblich) herausgeworfen wurde, vermutlich ausschließlich aus Sicht des Arbeitgebers. Freitextfelder gelten allgemein als sehr Bedenklich für den Datenschutz, weil sich dort unkontrolliert kritische Daten ansammeln)
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Die übermittelten Daten werden bis zu fünf Jahre gespeichert.
Sie haben nichts zu verbergen – wirklich nicht?
Weitere Informationen:
http://www.das-elena-verfahren.de/was-ist-elena/gesetz
http://wiki.vorratsdatenspeicherung.de/ELENA
http://wiki.vorratsdatenspeicherung.de/ELENA#Welche_Daten_werden_erfasst_und_gespeichert.3F